Gestão de Vendas - Pipeline

Quando é que realiza as reuniões com a sua equipa sobre Pipeline? Tipicamente 1x por semana - muitas vezes, às segundas-feiras – pergunta à sua equipa comercial sobre as oportunidades que foram adicionadas recentemente. Estas são as oportunidades que mais precisam de orientação, mas também são as que terão maior impacto sobre o seu Pipeline para os próximos meses.

Para o Pipeline funcionar corretamente, deve existir um processo formal de vendas, definido com clareza e com as etapas bem definidas (que não tenham lacunas ou sobreposições).
Defina as etapas relacionadas com o processo de vendas de acordo com o ponto de vista do cliente. Esta pequena mudança irá ter forte impacto na forma como acompanha o negócio e assim ter uma melhor visibilidade sobre os negócios em carteira.

Como distinguir as boas oportunidades das "menos boas"?
1. Valor Financeiro da Oportunidade vs Valor Financeiro Médio de Negócios Ganhos.
a. Quão grande é determinada oportunidade? Será que é significativamente maior do que a quantidade média que a empresa ganha? O tamanho tem um enorme impacto sobre a probabilidade de conversão de um oportunidade, por isso é importante comparar todas as oportunidades em Pipeline com o Valor Médio de Negócio.

2. Idade da Oportunidade vs Ciclo de Vendas.
a. Assim como o valor, a idade de uma oportunidade diz muita coisa sobre a probabilidade de a converter em negócio. Oportunidades que persistem em Pipeline muitas vezes são menos susceptíveis de se converter, pelo que se deve acompanhar regularmente a idade da oportunidade e compará-la com o Ciclo Médio de Vendas de negócios ganhos e perdidos.

3. Taxa de Conversão
a. Quantas oportunidades são convertidas em negócio?
Prestando atenção às três métricas acima, vai começar a notar que algumas das oportunidades em Pipeline são discrepantes e que podem influenciar negativamente o mesmo. Para manter a integridade do Pipeline, deve ponderar remover os valores discrepantes.

Mas como saber o que limpar? Atente para estes 5 sinais:
1. Idade em Etapa - Negócios estagnados são convertidos a taxas muito mais baixas do que os negócios em rápida progressão. Procure oportunidades em Pipeline que se encontrem na mesma etapa comparando-os com a média dos negócios anteriormente perdidos e assinalando-os como situação de risco.

2. Saltos Não-Lineares entre Etapas - Se uma oportunidade atravessa o Pipeline sem uma progressão linear, isso normalmente significa que essa oportunidade é menos susceptível de se converter.

3. Dimensão da Oportunidade - A dimensão de uma oportunidade dita muito sobre como irá evoluir e com que probabilidade a sua equipa a conseguirá converter. Verifique as oportunidades em Pipeline e assinale qualquer oportunidade que represente mais do que 3 vezes a sua dimensão média dos negócios.

4. Alterações na Dimensão da Oportunidade - Se o valor esperado de uma oportunidade muda 3 vezes ou mais, significa menor propensão para a converter e deve ser assinalada.

5. Constantes Adiamentos - Constando que a data de fecho está continuamente a ser empurrada, permite identificar uma redução na probabilidade de fecho da oportunidade. Assinale-a.

Analise a evolução do seu Pipeline comparando períodos homólogos medindo-o de 2 formas – por Valor (€) e por Quantidade. Assim teremos várias "fotografias" de como tem evoluído o nosso Pipeline.
Um maior Pipeline não significa necessariamente um Pipeline melhor. De facto, é mais importante assegurar o correto preenchimento do seu Pipeline com o tipo certo de oportunidades.

Como pode fazer? Prestando maior atenção a oportunidades em início do que a oportunidades em etapas mais avançadas. Analise o topo do Pipeline para obter maior impacto a médio prazo (efeito bola de neve). Assim será importante abordar a sua equipa sobre as oportunidades que mais recentemente entraram em Pipeline.
Ignorando este passo irá resultar num Pipeline "inchado" e imprevisível, podendo influenciar negativamente a sua taxa de concretização e comprometendo o processo de gestão de vendas.

Como tornar o seu Pipeline mais eficaz?
Não deixe as oportunidades improváveis arrastarem-se Pipeline abaixo – Limpe-as! Irão consumir-lhe mais recursos (e muito tempo da sua equipa). Avalie criteriosamente as oportunidades excluindo as improváveis de uma forma mais precoce mantendo assim o focus apenas nas qualificadas. Este processo irá ajudá-lo a criar e manter um Pipeline de vendas gerido e objetivo.

Como limpá-las? Recomenda-se uma avaliação do histórico do seu Pipeline identificando (em idade e dimensão) os negócios que normalmente a sua organização concretiza com sucesso.

Entenda o fluxo do seu Pipeline garantindo um trabalho efetivo de reposição das suas oportunidades face às oportunidades Fechadas/Ganhas. Uma maior "bola de neve" tem uma importância crucial de futuro. Por outro lado, uma correta definição das etapas no seu processo de vendas irá beneficiar o seu Forecast.

Rui Oliveira