7 Conceitos importantes para um arquivo documental

Quais os conceitos mais importantes, a que um arquivo deverá obedecer, esteja ele instalado na sua rede local ou na nuvem?

Alguns dos requisitos apresentados podem ter um peso maior ou menor consoante a situação ou o tipo de organização:

1. Escalabilidade e performance: O arquivo deve conseguir lidar com diferentes volumes de informação dentro das janelas de tempo definidas, para que o seu negócio possa ter acesso aos documentos relevantes e na altura certa de cada processo de negócio. Além disso, o arquivo deve assegurar tempos de resposta razoáveis para a pesquisa e recuperação dos documentos e, ao mesmo tempo, ter a capacidade de executar funções de gestão e de arquivo, sem afetar negativamente o desempenho geral do sistema para os utilizadores.

2. Acessibilidade e disponibilidade: O arquivo deve assegurar um mecanismo para que utilizadores autorizados possam pesquisar e recuperar documentos. Além disso, o arquivo deve ter a capacidade de permitir que utilizadores externos possam também pesquisar documentos, como por exemplo clientes ou auditores. Este requisito é muito importante pela intenção óbvia de assegurar que cada utilizador (autorizado) apenas tem acesso à informação que lhe diz respeito na altura certa. Se não for assegurado um acesso suficientemente rápido e confiável aos documentos, os utilizadores irão começar a armazenar os seus e-mails, objetos de redes sociais e outros itens de forma indiscriminada.

3. Segurança e proteção: O arquivo deve ter a capacidade de restringir o acesso a documentos privados, confidenciais, privilegiados, restritos ou essenciais para a continuidade do negócio da organização. Isto poderá incluir requisitos de encriptação dos conteúdos armazenados.

4. Retenção e integridade: O arquivo deve ser capaz de reter documentos por determinados períodos de tempo, tendo em conta os requisitos legais, regulatórios, fiscais, operacionais e históricos. Além disso, o arquivo deve oferecer garantias adequadas de autenticidade.

5. Eliminação: O complemento do período de retenção é a eliminação. O arquivo deve apoiar o processo de eliminação quando os seus documentos atingirem os períodos de retenção definidos, sendo que estes períodos tanto podem ser temporais como baseados em eventos ou ações. Como é sabido, os períodos de retenção baseados em eventos são muito mais complexos do que os períodos de retenção baseados em tempo. É, por isso, importante proceder a uma breve análise sobre o que deve ser feito relativamente a esta complexidade.

Quando o processo de gestão de registos eletrónicos é iniciado - mesmo com o mais sofisticado sistema de ECM ou RM – a primeira conclusão que, na maior parte dos casos, se tira, é que a tabela de retenção tem que ser drasticamente simplificada. O passo seguinte será tentar reduzir o número de casos em que o período de retenção se baseia em eventos e não num período determinado de tempo. Uma boa prática consiste em combinar triggers baseados em tempo com triggers baseados em eventos e associá-los a um evento de longa duração. Alguns registos irão ser retidos mais do que necessário, mas o objetivo será cumprido.

6. Integração: O arquivo deve ter uma arquitetura baseada em normas e uma API aberta que permita a integração com outros sistemas ou componentes de middleware, incluindo sistemas anteriores ainda em uso na empresa. É, por isso, muito importante tentar perceber qual a tecnologia utilizada – esta questão tem um grande impacto em alguns dos requisitos, como, por exemplo, a escalabilidade.

7. Os seus requisitos específicos: O mais provável será acrescentarem ainda mais requisitos direcionados a necessidades específicas da organização (supervisão e controlo nos serviços financeiros, arquivo de tipos de ficheiros específicos, etc.)
Para mais informações, por favor, contacte-nos ou consulte a página www.areareservada.artvision.pt/gestao-documental-workflow