Garantindo o workflow documental definido de acordo com os processos da empresa, esta solução ARTSOFT permite um controlo constante da sua documentação, tanto por etapas (ex. criação, classificação ou aprovação), como por estado (ex. por tratar, tratado, autorizado, não autorizado etc.) ou grupos de tratamento (ex. recetor, operador e validador). Este módulo respeita ainda todos os níveis de validação definidos, impedindo que um documento passe para a fase seguinte se falhar a aprovação do responsável da atual etapa do circuito.
Esta solução dirige-se a todas as empresas que pretendam otimizar a sua gestão documental. Altamente flexível e parametrizável a cada funcionamento específico, promove a desburocratização dos seus circuitos documentais, evitando o recurso ao papel, reduzindo custos, e otimizando a sua gestão documental, consultas, controlo e arquivo.
Vantagens
Classificação
Vários tipos de classificação (classe, sub-classe, etc.);
Diferentes tipos de ordenação (alfabética, cronológica, etc.).
Pesquisa
Acesso permanente à informação;
Rapidez de pesquisa, permitindo uma tomada de decisões mais célere;
Pesquisas por classificações variadas;
Seleção de resultados por preferências do utilizador.
Arquivo
Melhora a gestão de espaço;
Baixo custo de armazenamento.
Tratamento
Ao centralizar a informação, facilita o follow up do documento;
Atualização mais fácil e rápida dos dados documentados;
Controlo de versões por documento (ex. data e autor da última alteração).
- Gestão de documentos por modelos pré-parametrizados, consoantes as necessidades do utilizador;
- Registo da documentação emitida, expedida e alterada;
- Organização e controlo do arquivo, com histórico de documentos (ex. data da criação/aprovação, autor);
- Parametrização dos níveis de aprovação (ex. valor limite sujeito a autorização);
- Informação sobre o status de cada documento;
- Receção automática de avisos.
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