A solução apresentada é um sistema de Gestão Documental e de Processos com Workflows, que funciona On-Premises ou em Cloud Privada, e está preparado para auxiliar todo o tipo de empresas e instituições na gestão dos seus processos de trabalho: Gestão da Correspondência; Gestão Financeira, Gestão de Recursos Humanos, Gestão Comercial, Gestão da Qualidade, Marketing, Jurídico e outros.
A qualquer momento de um determinado processo, que decorra no Sistema de Gestão Documental, com vários intervenientes e diferentes departamentos envolvidos, terá sempre acesso a todo o histórico de pessoas implicadas, intervenções realizadas, bem como aos documentos e emails associados, facilitando a pesquisa e evitando perdas de tempo e de informação. O que se traduz, não só, numa melhoria continua das atividades e dos próprios processos das organizações, tornando-os mais simples, e mais eficientes, como no aumento da produtividade nas diferentes áreas de negócio.
Arquivo de Comunicações (emails, chamadas e conversas instantâneas) integradas com a Gestão de Documentos e Processos. Como fator diferenciador é a única solução de Gestão Documental que integra, de forma nativa, com uma Central de Comunicações Unificadas, o que permite que as Chamadas, Emails e Conversas de Chat, sejam gravadas, na Gestão Documental, e fiquem associadas aos documentos/processos a que dizem respeito, podendo ser consultados a qualquer momento.
A gestão de documentos é um processo essencial ao bom desempenho de uma empresa e um reflexo da sua organização interna.
A existência de grandes volumes de informação, tanto oriundos do exterior como internos, potencia a perda de documentos, aumenta a dificuldade em aceder rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controlo dos fluxos de informação.
Com a implementação do Sistema de Gestão Documental, as vantagens para a sua organização serão muitas:
- Automatização e uniformização dos processos de trabalho;
- Desmaterialização da documentação e dos processos;
- Redução da circulação da informação em suporte papel;
- Gestão do arquivo da empresa de forma centralizada;
- Normalização dos documentos;
- Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos/processos;
- Controlo e segurança da informação e dos fluxos de informação (documentos e processos);
- Aumento da eficiência administrativa e processual;
- Rentabilização do espaço físico e diminuição da impressão de papel.
A solução permite-lhe diminuir o tempo com a pesquisa e gestão de documentos em 50/60% e até 70%, com margem de erro nula, poupando em infraestruturas físicas de arquivo.
Algumas estatísticas sobre documentos e arquivo:
- Em média, cada funcionário, perde 12% do seu tempo à procura de documentos na secretária ou no arquivo;
- 90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia estão misturados com outros documentos;
- 80% dos documentos manuscritos nunca mais são consultados;
- 50% de todos os documentos no seu arquivo são duplicados ou encontram-se desatualizados;
- 30% a 40% de todos os registos de informação podem ser imediatamente digitalizados permitindo a destruição do seu original;
- O tempo despendido na gestão de documentos representa uma das 10 atividades que mais tempo consome numa empresa;
- 15% dos documentos manuseados perdem-se;
- 7.5% de todos os documentos que se perdem são irrecuperáveis e 3% estão mal arquivados;
- Em média cada documento é copiado 9 vezes.
A solução engloba ainda as funcionalidades de arquivo, gestão do ciclo de vida dos documentos e workflows, permitindo a desmaterialização e automatização dos processos de negócio e de tomada de decisão.
- Gestão de grupos e utilizadores
- Sistema de notificações
- Permite exportar ficheiros para ZIP, XML e PDF
- Permite espoletar workflows automaticamente
- Associação de mensagens de correio eletrónico a documentos
- Permite adicionar comentários aos documentos
- Envio de faturas eletrónicas
- Histórico de ações por utilizador
- Gestão de perfis e permissões
- Pesquisa por metadata
- Partilha de documentos
- Workflows
- Gestão de versões de documentos
- Associação de documentos a processos
- Assinatura com cartão de cidadão
- Templates (PDF, Office, EML, Open Office)
- Multilingue
- Hierarquia documental
A solução de Gestão Documental, adequasse a vários setores de atividade, destacando-se no entanto as seguinte: Construção e Indústria; Instituições Públicas; Comércio e Serviços; Águas e Saneamento; Saúde; Ensino.
A solução está disponível nas seguintes plataformas:
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