Faturação Eletrónica nos contratos públicos - prazos e obrigações

Faturas eletrónicas, o que são?
De acordo com a diretiva 2014/55/EU, uma fatura eletrónica é uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permita o seu processamento automático e eletrónico.

Quer isto dizer que uma fatura enviada por e-mail em PDF, Word, Tiff, jpeg, faturas não estruturadas em HTML, faturas digitalizadas ou enviadas via fax ou correio, não são suficientes nem são consideradas neste âmbito da faturação eletrónica.

A fatura eletrónica a que a diretiva se refere deve ainda ter o formato UBL 2.1 (Universal Business Language), formato eleito pelo nosso Ministério das Finanças e pela maioria dos países da União Europeia (UE) para a adoção da faturação eletrónica nos termos da ISO/IEC19845:2015. Certifique-se de que o seu software de gestão segue este modelo para evitar incumprimentos.

Quais os prazos que devo saber?
Face à complexidade inerente ao processo de faturação eletrónica, os prazos atribuídos a esta obrigatoriedade entrarão em vigor de forma faseada, sendo 2020 o ano em que a obrigação se torna totalmente efetiva, à exceção de determinados organismos públicos que devem iniciar o processo já este ano. Segundo o decreto lei 123/2018 de 28 de dezembro:

Em detalhe, fique então a saber que da parte da função pública:
Os Contraentes públicos, nomeadamente entidades pertencentes à Administração Direta, aos Órgãos de Soberania e Institutos Públicos, são obrigados a receber, aceitar e processar faturas eletrónicas a partir de: 18 de Abril de 2019.

Restantes entidades referidas no artigo 3º do Código dos Contratos Públicos como Regiões Autónomas, autarquias locais, entidades administrativas independentes, Banco de Portugal, fundações públicas, associações públicas e outras entidades abrangidas, são obrigadas a receber, aceitar e processar faturas eletrónicas a partir de: 18 de Abril de 2020.

Já sobre os fornecedores da administração pública, onde provavelmente a sua empresa se enquadra, estas são as datas a saber:
Grandes empresas que sejam cocontratantes ao abrigo do CCP, são obrigadas a emitir faturas eletrónicas a partir de 18 de Abril de 2020.
Micro, pequenas e médias empresas e as entidades públicas, enquanto entidades cocontratantes ao abrigo do CCP, são obrigadas a emitir faturas eletrónicas a partir de 1 de janeiro de 2021.

Que alterações legais devo saber e cumprir?
Prazos acima indicados e a certeza de que o seu software de gestão cumpre o formato standard aprovado pelo Ministério das Finanças para as faturas eletrónicas são as grandes obrigatoriedades que deve saber e cumprir.

Importa ainda salientar que este novo quadro legal constitui a primeira grande investida em Portugal para se potenciar a utilização generalizada da fatura eletrónica. O objetivo é que esta ocupe, assim, um lugar de destaque crescente, dadas as poupanças significativas e a promoção de uma nova política ambiental orientada para a melhoria dos índices de sustentabilidade do nosso planeta.

Próximos passos e como se deve preparar?
Assegure-se de que o seu software de gestão disponibiliza uma solução para cumprir o modelo de fatura eletrónica até às datas limites.  Conheça a nossa solução em www.areareservada.artvision.pt/faturacao-eletronica-contratos-publicos