A sua área reservada. Aqui encontra todos os serviços online disponibilizados à sua medida.
Destacamos o Suporte online, Knowledge base, Centro de downloads, Documentação & Multimédia, entre outros.
A solução apresentada é um sistema de Gestão Documental e de Processos com Workflows, que funciona On-Premises ou em Cloud Privada, e está preparado para auxiliar todo o tipo de empresas e instituições na gestão dos seus processos de trabalho: Gestão da Correspondência; Gestão Financeira, Gestão de Recursos Humanos, Gestão Comercial, Gestão da Qualidade, Marketing, Jurídico e outros.
A qualquer momento de um determinado processo, que decorra no Sistema de Gestão Documental, com vários intervenientes e diferentes departamentos envolvidos, terá sempre acesso a todo o histórico de pessoas implicadas, intervenções realizadas, bem como aos documentos e emails associados, facilitando a pesquisa e evitando perdas de tempo e de informação. O que se traduz, não só, numa melhoria continua das atividades e dos próprios processos das organizações, tornando-os mais simples, e mais eficientes, como no aumento da produtividade nas diferentes áreas de negócio.
Arquivo de Comunicações (emails, chamadas e conversas instantâneas) integradas com a Gestão de Documentos e Processos. Como fator diferenciador é a única solução de Gestão Documental que integra, de forma nativa, com uma Central de Comunicações Unificadas, o que permite que as Chamadas, Emails e Conversas de Chat, sejam gravadas, na Gestão Documental, e fiquem associadas aos documentos/processos a que dizem respeito, podendo ser consultados a qualquer momento.
A gestão de documentos é um processo essencial ao bom desempenho de uma empresa e um reflexo da sua organização interna. A existência de grandes volumes de informação, tanto oriundos do exterior como internos, potencia a perda de documentos, aumenta a dificuldade em aceder rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controlo dos fluxos de informação.
Com a implementação do Sistema de Gestão Documental, as vantagens para a sua organização serão muitas:
Automatização e uniformização dos processos de trabalho;
Desmaterialização da documentação e dos processos;
Redução da circulação da informação em suporte papel;
Gestão do arquivo da empresa de forma centralizada;
Normalização dos documentos;
Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos/processos;
Controlo e segurança da informação e dos fluxos de informação (documentos e processos);
Aumento da eficiência administrativa e processual;
Rentabilização do espaço físico e diminuição da impressão de papel.
A solução permite-lhe diminuir o tempo com a pesquisa e gestão de documentos em 50/60% e até 70%, com margem de erro nula, poupando em infraestruturas físicas de arquivo.
Algumas estatísticas sobre documentos e arquivo:
Em média, cada funcionário, perde 12% do seu tempo à procura de documentos na secretária ou no arquivo;
90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia estão misturados com outros documentos;
80% dos documentos manuscritos nunca mais são consultados;
50% de todos os documentos no seu arquivo são duplicados ou encontram-se desatualizados;
30% a 40% de todos os registos de informação podem ser imediatamente digitalizados permitindo a destruição do seu original;
O tempo despendido na gestão de documentos representa uma das 10 atividades que mais tempo consome numa empresa;
15% dos documentos manuseados perdem-se;
7.5% de todos os documentos que se perdem são irrecuperáveis e 3% estão mal arquivados;
Em média cada documento é copiado 9 vezes.
A solução engloba ainda as funcionalidades de arquivo, gestão do ciclo de vida dos documentos e workflows, permitindo a desmaterialização e automatização dos processos de negócio e de tomada de decisão.
Gestão de grupos e utilizadores
Sistema de notificações
Permite exportar ficheiros para ZIP, XML e PDF
Permite espoletar workflows automaticamente
Associação de mensagens de correio eletrónico a documentos
Permite adicionar comentários aos documentos
Envio de faturas eletrónicas
Histórico de ações por utilizador
Gestão de perfis e permissões
Pesquisa por metadata
Partilha de documentos
Workflows
Gestão de versões de documentos
Associação de documentos a processos
Assinatura com cartão de cidadão
Templates (PDF, Office, EML, Open Office)
Multilingue
Hierarquia documental
A solução de Gestão Documental, adequasse a vários setores de atividade, destacando-se no entanto as seguinte: Construção e Indústria; Instituições Públicas; Comércio e Serviços; Águas e Saneamento; Saúde; Ensino.
A solução está disponível nas seguintes plataformas:
