Como evitar coimas sobre elementos constantes dos documentos de transporte e faturação

Importa saber alguns procedimentos já implementados no ARTSOFT para evitar essas situações:

• Os formulários standard contém a indicação da denominação social e morada da sede social no rodapé, cumprindo os requisitos do CIVA 36 e 40, e a parte superior (personalizável) deverá conter a denominação do estabelecimento e a morada do mesmo, servindo como “local de carga”. Se o local de carga não for esse, isso deverá ser colocado no local apropriado no ARTSOFT para que seja impresso na zona de observações.
• Também na parte superior, é colocado nome ou a denominação social do estabelecimento do comprador, que servirá também como “local de descarga”. Porém, se o local de descarga não for este, por força do RBC, tal deve ser mencionado no “local de descarga” no local apropriado no ARTSOFT.

Porém, frequentemente, e desde longa data, as autoridades fiscalizadoras penalizam a emissão de documentos que não contenham a identificação e sede ou morada do comprador constante na declaração de início de atividade ou nas declarações de alteração. Deixamos por isso as seguintes recomendações:

1. Deve dar-se a conhecer às autoridades fiscalizadoras o ofício-circulado n.º 11909, de 1990, bem como a informação vinculativa 12608, em que no nº 5 desta, refere que “… devem aceitar-se como válidas, para efeitos do n.º 5 do artigo 35 º [atual 36.º] do CIVA, as faturas que, relativamente ao adquirente, contenham uma morada de qualquer dos estabelecimentos que o mesmo utiliza, quando, obviamente, a referida identificação é inequívoca e não impede o controlo que o citado artigo pretende atingir e objetivar.”, pelo que também são entendidos como válidos todos os estabelecimentos do comprador (devidamente comunicados à AT);

2. Usar as versões 8.30 Rev. 11 e seguintes ou 8.32 Rev. 2 e seguintes do ARTSOFT, que, quando for usada uma ficha de filial do comprador, colocará automaticamente no campo “observações do documento” : “Denominação social e sede do cliente”, com os dados da ficha principal, que deverá conter a denominação social (se possível, não abreviada) , e a morada da sede.

3. Não usar abreviaturas na denominação social do comprador, se for sujeito passivo, mas se não houver outra hipótese, relembrar que o ofício-circulado n.º 11909, de 1990 o permite.

Outros documentos de interesse: Ficha doutrinária n.º 12691

Fonte: ARTSOFT