Qual a importância de uma solução de Gestão Documental?

Num processo de análise e avaliação para a adoção de uma solução tecnológica de apoio à gestão ou processo empresarial, o cálculo do retorno de investimento (ROI), é um ponto indiscutível na altura de se tomar a decisão final.
Numa fase mais preliminar, uma simples recolha de informação (através de estudos e opiniões publicados na web), poderá apoiar o decisor neste processo.

Tal como um software de gestão que atualmente é uma ferramenta fundamental (ou mesmo obrigatória), para qualquer organização, uma solução de Gestão Documental ou Worflow é uma solução preciosa para qualquer gestor.

Os dados, os estudos que poderão ser facilmente consultados na internet, são fatos, que qualquer decisor não poderá ignorar.

A título de exemplo, sabe quanto representa os custos com recursos, utilizados na pesquisa de informação, essencial para a sua atividade? Segundo o estudo da Datamonitor são 10%!

A somar teremos ainda de considerar, mais de 50% dos custos são agora desperdiçados com o "trabalho com informação", resultando muitas vezes em inúmeras duplicações de trabalho já realizado. Os colaboradores sofrem com o excesso e com a escassez de informação, consumindo 25% do seu dia à sua procura.

E quando tempo julga ser utilizado por ano, na pesquisa de informação mal arquivada ou mal nomeada? Segundo a IDC, são necessárias 6 semanas por ano.

Mas não se trata apenas de tempo consumido, teremos ainda de analisar a perspetiva financeira, e os números que os estudos indicam, são reveladores, do valor que diariamente poderá estar a "perder" pelo facto de "poupar" neste investimento.

Segundo a Gartner, numa organização com cerca de 1.000 colaboradores, são gastos em média cerca de 3 milhões de euros num ano, resultantes do tempo consumido na pesquisa de informação. Informação essa que duplica a cada 2 meses, e que se transforma na sua grande maioria em informação não classificada (cerca de 80%), de acordo com a Forester.

Estes são os factos e os estudos que as principais consultoras apresentam e muito mais poderia aqui ser referido.

Considerando ainda a atual necessidade no aumento da competitividade, por parte das organizações nacionais, uma solução que promove o equilíbrio administrativo, financeiro e produtivo, será em tudo benéfica e poderá solucionar a forma como algumas das organizações são geridas.

Inquiridos, a maioria dos gestores consideram a gestão de conteúdos não-estruturados (que inclui perfis de clientes, ordens de compra, registos de colaboradores, relatórios, formulários, faturas de fornecedores, contratos, procedimentos internos, reclamações, desenhos, e-mails, entre outros), uma prioridade estratégica para aumentar significativamente a eficiência e é aqui que a adoção de uma solução de Gestão Documental e Workflow poderá ser o melhor investimento.

Sérgio Florêncio
Marketing ArtVision

O presente artigo de opinião poderá ser consultado nos seguintes meios: Computerworld