A Gestão de Mudança

Neste contexto de mercado e aliado à adoção de novas plataformas tecnológicas como meio de optimização de recursos, os parceiros implementadores deverão ter uma abordagem mais inovadora, incorporando nos projectos, serviços de gestão de mudança que tem por objetivo auxiliar as equipas internas dos clientes.

A gestão de mudança passa pela aplicação de um conjunto de processos, técnicas e ferramentas de produtividade que permitem gerir as alterações introduzidas sob a perspetiva das pessoas, identificar o melhor caminho para atingir os resultados esperados e, valorizar os inputs do end-user como fator critico de sucesso na adoção de novas tecnologias.

Baseado nos princípios ITIL, consideram-se como pilares da Gestão da Mudança:

- Comunicação Interna
- Empowerment dos colaboradores
- Alinhamento de objetivos

A comunicação interna permite sensibilizar o capital humano de uma empresa para os novos desafios, de forma clara e inequívoca, devem ser abordados os motivos pelos quais a mudança é necessária e os benefícios que trará. Desta forma as equipas sentem que têm importância, que são parte integrante do projeto, e desde o primeiro momento estão envolvidas no processo. Nenhum de nós gosta de ser retirado da zona de conforto sem saber porquê ou para quê. Parece uma evidência, mas este detalhe é na maioria das vezes descurado e por esse motivo, a resistência surge não às novidades, mas sim ao desconhecido.

Nesta etapa as boas práticas indicam que deve ser identificado o processo operacional “as-is” e fazer uma projeção do “to-be”, só desta forma será possível fazer uma correta análise de impacto e mitigar riscos futuros da mudança.

A formação ou disponibilização de conteúdos sobre o projeto, constitui outra poderosa ferramenta de gestão da mudança. Se cada utilizador tiver um manual, uma instrução de trabalho ou um conteúdo multimédia sobre como passará a executar determinada tarefa, sentirá condições de continuar a realizar o seu trabalho com sucesso. As empresas podem fazer um enorme investimento em tecnologia, mas se não dotarem os seus utilizadores do conhecimento necessário à sua utilização, não terão o retorno expectável.

O alinhamento interno, é feito pela escuta ativa das sugestões de quem melhor conhece os processos e da sua incorporação como elemento facilitador na persecução dos objetivos. A equipa interna de projeto deve estar preparada para reconhecer que não pensou em todos os detalhes e que poderão existir oportunidades de melhoria muito válidas a ter em conta na componente evolutiva das soluções. Neste âmbito deverão ser compiladas as sugestões, e garantir que o feedback e reportado aos decisores com os seguintes elementos: sugestão, prioridade, impacto, análise funcional e proposta de implementação.